物理歸檔是什麼方法

『壹』 高三紙質檔案和電子檔案有什麼區別，區別有多大

紙質檔案和電子檔案的區別

一、管理方法的區別

1、歸檔

把辦理好的文件整理立卷，定期交到檔案部門就為紙質檔案的歸檔。

電子檔案的歸檔比紙質檔案要復雜，歸檔方法包括物理歸檔和條理性的歸檔。

條理性的歸檔方式，是通過信息設備把電子檔案中的地址存儲在網路設備中的相關存儲設備當中，檔案部門記錄的是歸檔的電詳細來源，由信息設備直接查閱該電子檔案。條理性的歸檔方式對信息設備的要求非常之高，需要高超的技能、相關業務及信息設備的具體條件，要具備十分嚴謹的管理方式及穩定的網路系統環境。

物理歸檔就是將電子檔案採取離線備份，移交到檔案部門，實行離線保存。

2、整理

把需要加以整合的檔案整理到位就為檔案的整理，加以組合、排序、區分、編目，形成一個完整的系統。根據檔案中的整體內容、地址來源、組成方式和時間等歷史信息進行組合、區分、編目和排序。紙質檔案的整理比較復雜化，基本是手工進行操作，效率低且勞動強度大。

電子檔案的整理涵蓋兩個方面：排序和分類，建立資料庫。由於電子檔案能通過計算機系統進行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自動化的系統對電子檔案加以自由的組合分類。

3、編目與審核

編目紙質檔案的方式記錄卷內文檔的有關目錄信息、將備考表編制完整、封面的整體編目以及編號等，最後形成完整的目錄。通過實際操作將這些目錄進行審核。

電子檔案在計算機的系統具備極強的推理功能和邏輯性，可以自行完成對提要、全文及文件名的處理，選取關鍵詞轉換成規范的分類號和主題詞，進而實現自動標引，而電子檔案檢索是根據電子檔案的檢索系統，可提供出多種檢索的途徑，更能滿足用戶不同的檢索需求。

4、保護中的差異

載體壽命的差異

纖維素的好壞會對紙張的質量產生決定性的因素，在對檔案加以保護的過程當中，一定要把化學反應的所需條件解決，才能使紙質檔案的整體質量更高。

電子檔案所用的設備是光碟和具備磁性的載體。光碟是通過激光來獲取並存儲信息，目前，光碟利用的記錄載體包含了，碲合金、碳鋁中的化合物、硒及部分在激光作用下產生變化的相關材料。而磁粉當中殘留下的的磁性化合物，是將信息記錄好的決定性因素，其會因外磁場的破壞而消磁或退磁。

(1)物理歸檔是什麼方法擴展閱讀：

電子檔案用途

虛擬檔案是用來區別於一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以位元組、比特方式表示並使之在電腦網路上流動，只有引入正確的軟體，硬體與足夠的背景細節，這些位元組與比特方可隨機定位到用戶所在的網路終端，以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。

存儲類型

目前電子文件所採用的介質主要有磁碟、磁帶和光碟。電子檔案歸檔主要用磁帶和光碟。在雲計算時代，電子檔案大部分採用雲存儲方式，這樣，電子檔案文件既可以存儲在磁碟、光碟等介質中，也可以存儲在雲端的網路空間。

紙質檔案的修復

檔案文件在保存和利用過程中，由於內因和外因的綜合作用和影響，久而久之，便會導致臟污、破裂、紙質腐朽及字跡褪色等種種損傷。因而便有了檔案文件的修復問題。

文件的修復方法很多，大體有兩個方面，一是修復文件載體。如加膜、修裱、去污、增塑等二是恢復載體所記錄的信息。例如顯示褪色字跡的照相法，以及錄音、錄像檔案的修復方法等。對各種不同的修復方法，檔案工作者應特別注意優化選擇。否則，就可能事與願違，「修復」後，不僅沒有恢復檔案原貌，反而破壞了檔案。

『貳』 電子文件歸檔與管理規范的歸檔方法

7.1 歸檔要求
文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，並按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的離線載體上。
7.2鑒定
7.2.1電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。
7.2.2歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，並由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(見附錄A的表A．3)。如果文件形成單位採用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術方法和相關軟體一同移交給接收單位。
7.2.3電子文件的歸檔范圍參照國家關於紙質文件材料歸檔的有關規定執行，並應包括相應的背景信息和元數據。
7.2.4電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關於紙質文件材料密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。應在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識。
7.3歸檔時間
邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。
7.4檢測
在進行電子文件歸檔工作時，應對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測內容包括：硬體環境的有效性，軟體環境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。
7.5 歸檔
7.5.1電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然後定期完成物理歸檔。歸檔時，應充分考慮電子文件的技術環境、相關軟體、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素。
將電子文件的管理權從網路上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。
7.5.2物理歸檔
7.5.2.1 凡在網路中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。
7.5.2.2把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對於加密電子文件，則應在解密後再製作拷貝。
7.5.2.3本標准推薦採用的載體，按優先順序依次為：只讀光碟、一次寫光碟、磁帶、可擦寫光碟、硬磁碟等。不允許用軟磁碟作為歸檔電子文件長期保存的載體。
7.5.2.4存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應註明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔後的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態。
7.5.2.5特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟體。
7.5.2.6將相應的電子文件機讀目錄、相關軟體、其他說明等一同歸檔，並附《歸檔電子文件徑記表》(見附錄A的表A．4和表
A．5)。
歸檔電子文件應以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁(見附錄A的表A．4)，以件為單位填寫續頁(見附錄A的表A．5)。
7.5.2.7對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。
7.5.2.8歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

『叄』 電子文件怎樣做才能更佳好

電子文件的歸檔管理目前實行「雙套制」。即具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須製成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本和紙質版本或縮微品。應保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。電子文件的歸檔范圍參照國家關於紙質文件材料歸檔的有關規定執行，並應包括相應的背景信息和元數據。所謂背景信息和元數據分別指：背景信息，指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上、下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。元數據，指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式，編排結構、硬體和軟體環境、文件處理軟體、字處理和圖形工具軟體、字元集等數據。 電子文件歸檔還應注意收集以下有關文件： ( l ）支持性文件，指能夠生成運行文本、數據、圖形等文件和各種命令及設備運行所需要的操作系統。 ( 2 ）數據文件，指各種數據材料。由於數據在不斷變化、更新，應對原始數據隔一段時間定期拷貝，並將拷貝文件歸檔。 ( 3 ）與電子文件有關的各種紙質文件，主要有產生電子文件所使用的設備的安裝與使用說明、操作手冊等；以及電子文件形成過程中產生的一些紙質文件，如設計任務書、操作手冊等。 邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。邏輯歸檔，指在計算機網路上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理許可權向檔案部門移交的過程。物理歸檔，指把電子文件集中下載到可離線保存的載體上，向檔案部門移交的過程。 文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，並按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的離線載體上。 歸檔電子文件的質量關繫到以後電子文件的保管與利用，因此，檔案部門要採取措施，保證電子文件歸檔的質量要求，大致有如下流程：( l ）齊全完整；( 2 ）真實有效；( 3 ）整理、編輯、劃分保管期限，整理工作由文件形成部門具體負責，整理方案由檔案部門統一決定；( 4 ）統一規定載體形式、質量要求─ 檔案部門應對電子文件的載體質量、規格、格式等作出統一規定，各部門按照規定將電子文件一式兩份向檔案部門移交，檔案部門檢查後歸檔保存；( 5 ）防病毒─ 推薦應用光碟歸檔。但無論是光碟還是軟盤，都必須是不可引導的非系統盤，以防帶人病毒；( 6 ）編制說明─ 文件形成部門應對歸檔的電子文件編制歸檔說明，簡要說明磁帶、軟盤、光碟中存貯文件的內容，運行的軟硬環境、版本號、文件的完整性和准確性等。 歸檔電子文件的保管 ( l ）載體的物理保護 歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：歸檔載體應作防寫處理；避免擦、劃、觸摸記錄塗層；單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時應遠離強磁場、強熱源，並與有害氣體隔離；環境溫度選定范圍：17 ℃一20 ℃ ；相對濕度選定范圍：35 ％一45 ％。 ( 2 ）信息的安全維護 採用備份和鏡像技術，防止文件信息的丟失。製作備份是指為電子文件製作一份或幾份拷貝，將拷貝保留在一個安全的地方，以防原件因載體損壞或設備故障等原因而丟失信息。鏡像技術是對實時要求極為嚴格的動態資料庫文件所採取的安全備份措施。它實際上是為某一動態系統建立完全對等的孿生系統，兩個系統同進執行完全相同的工作，若其中一個系統出現故障，另一系統仍可繼續工和，以防止文件信息的丟失。 加密技術，如採取網路設備認證、數據安全保證、操作安全保證、身份識別方闔等防範措施，滿足企業對電子文件信息系統的安全和保密要求。 殺毒主要用殺毒軟體，這是一項技術性的工作，應組織專業人員建立起完善有效的防治體系。 安裝補丁程序，作以彌補程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破壞。發現程序缺陷後，及時安裝各種安全補丁程序，以免被非法者利用。系統程序的安全漏洞，因發現後傳播極快，更應及時修正，否則後果難料。 歸檔電子文件的利用 利用時應使用拷貝件。歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經批准任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件採用聯網的方式利用時，應遵守國家或部門有關保密的規定，有穩妥的安全保密措施。提供利用的方法包括提供物質載體拷貝，網路傳輸和計算機直接提供利用等方式

『肆』 資料庫歸檔是什麼意思

將不再經常使用的數據移到一個單獨的存儲設備來進行長期保存的過程。數據存檔由舊的數據組成，但它是以後參考所必需且很重要的數據，其數據必須遵從規則來保存。數據存檔具有索引和搜索功能，這樣文件可以很容易地找到。

可以利用數據存檔，以物理方式自動將數據倉庫中具有較低業務價值的數據遷移到更適合、更經濟高效的存儲層。有許多標准可用來確定業務價值較低的數據：如數據訪問和性能需求、數據的使用年限、數據屬於哪個地區或部門，以及分區用途。

當訪問率低的數據發展為消耗數據倉庫的最大一份，最合理的處理方式是以物理和邏輯方式從核心生產數據倉庫中分離此數據。

(4)物理歸檔是什麼方法擴展閱讀

歸檔的目的是長時間存放有組織的數據集，確保其將來能夠被精細地檢索。改進的磁帶是這種應用最理想的方式。

備份是短時間存儲那些頻繁更換或更新的數據的副本。這相當於一批廉價的離線介質上的數據副本。通過這種方式，可以把數據與那些基於磁碟的數據中斷事件隔離開，以免同時遭到損壞，這樣，如果原始數據或存儲平台損壞的話，數據就可以恢復到任何磁碟陣列。

在磁碟到磁碟復制解決方案中，復制只能發生在兩個完全相同的設備中。此外，復制過程還可以中斷，這樣你就可以檢查在主數據存儲和鏡像倉庫之間的增量或差異。不過，這樣它可能會導致在磁碟到磁碟的復制過程中產生很多不易察覺的錯誤。

『伍』 電子文件的保存與紙質檔案的保存主要有哪些方面的區別

紙質檔案和電子檔案的區別
1.管理方法的區別。1.1歸檔。把辦理好的文件整理立卷，定期交到檔案部門就為紙質檔案的歸檔。電子檔案的歸檔比紙質檔案要復雜，歸檔方法包括物理歸檔和條理性的歸檔。條理性的歸檔方式，是通過信息設備把電子檔案中的地址存儲在網路設備中的相關存儲設備當中，檔案部門記錄的是歸檔的電詳細來源，由信息設備直接查閱該電子檔案。條理性的歸檔方式對信息設備的要求非常之高，需要高超的技能、相關業務及信息設備的具體條件，要具備十分嚴謹的管理方式及穩定的網路系統環境。而物理歸檔就是將電子檔案採取離線備份，移交到檔案部門，實行離線保存。1.2整理。把需要加以整合的檔案整理到位就為檔案的整理，加以組合、排序、區分、編目，形成一個完整的系統。根據檔案中的整體內容、地址來源、組成方式和時間等歷史信息進行組合、區分、編目和排序。紙質檔案的整理比較復雜化，基本是手工進行操作，效率低且勞動強度大。而電子檔案的整理涵蓋兩個方面：排序和分類，建立資料庫。由於電子檔案能通過計算機系統進行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自動化的系統對電子檔案加以自由的組合分類。1.3編目與審核。編目紙質檔案的方式有以下幾個方面：記錄卷內文檔的有關目錄信息、將備考表編制完整、封面的整體編目以及編號等，最後形成完整的目錄。通過實際操作將這些目錄進行審核。電子檔案的編目方法和紙質的檔案不一樣，因電子檔案在計算機的系統上運作，而計算機系統具備極強的推理功能和邏輯性，可以自行完成對提要、全文及文件名的處理，選取關鍵詞轉換成規范的分類號和主題詞，進而實現自動標引，所有，等於在歸檔時，就可以自動化實現「編目」。而電子檔案檢索是根據電子檔案的檢索系統，直接瀏覽、輸出、檢索查詢文件信息，其優勢是交互性強，響應的時間較短，且可提供出多種檢索的途徑，更能滿足用戶不同的檢索需求。2.保護中的差異。2.1載體壽命的差異。纖維素的好壞會對紙張的質量產生決定性的因素，在對檔案加以保護的過程當中，一定要把化學反應的所需條件解決，才能使紙質檔案的整體質量更高。電子檔案所用的設備是光碟和具備磁性的載體。光碟是通過激光來獲取並存儲信息，目前，光碟利用的記錄載體包含了，碲合金、碳鋁中的化合物、硒及部分在激光作用下產生變化的相關材料。而磁粉當中殘留下的的磁性化合物，是將信息記錄好的決定性因素，其會因外磁場的破壞而消磁或退磁。2.2兩者面對環境條件影響的區別。粉塵影響的區別。粉塵對紙張有所影響，重點是機器會帶來一些黴菌物質、紙張一旦發生破損其粘結起來便會變成一些較硬的顆粒物。而粉塵給電子檔案帶來的損害是由化學物質的反應、生物以及物理的傷害。粉塵中的化學因子會引起磁帶、光碟、發生分解或者侵蝕等，因化學反應而導致的質量問題指的是化學損壞，導致記錄信息不足或者丟失；黴菌的傳播者是空氣和生活中的粉塵，也是黴菌開始來源，黴菌會分泌出有機酸和酶性物質，這些物質會使光碟和相關載體受到損壞，從而丟失相關的數據，而是生物上帶來的損壞；而物理反應的損壞指的是磁碟受損、光碟被污染，以至於信息被丟失。溫濕度影響的整體區別。溫濕度的高低也會對光碟、紙張及其他的載體帶來不利的影響。對普通的紙張而言，過高的溫濕度會使紙張內部的化學因子加速反應，從而加快紙張與水發生溶解，導致材料字不清晰。而電子檔案受不同溫濕度的影響反應是：在不確定溫度高低的條件下，聚酯底基分子容易發生膨脹或者緊縮，進而對數據的讀寫和定位帶來不利的影響。2.3信息保護技術的差異。如何使檔案的載體——紙張的質量更高是紙質檔案的核心工作之一，因為存儲的信息和相應載體是密切相關的，保障紙質文件，且通過紙張實際的記錄內容就能夠儲存。以電子檔案來分析，載體與信息是不總是相結合在一起的，電子檔案與載體的分離性會使檔案內的內容被竊取或變更。2.4技術壽命的差異。電子檔案是由信息設備將信息與載體相結合起來組成的，要通過信息設備才能進行利用。如果技術跟不上，就不能讀出相應的信息。但紙質的檔案，其紙張、字跡和字跡的相關材料三者始終是緊密相連的，它的內部因素、質量好壞與環境的保護息息有關的。由於電子檔案是由信息設備將其載體與信息相組合而成的，要通過軟體設備才可查閱。所以，對於電子檔案中數字化信息的質量好壞而言，技術的更新是比損壞載體更加嚴重的損害。

『陸』 簡述 電子文件歸檔的基本方法

1、將應歸檔的最終版本的電子文件存入光碟，光介質上，離線後可存放在別處
2、採用數據壓縮工具對網路上應歸檔的電子文件進行壓縮，然後刻入磁、光介質上，但採用壓縮工具的過程必須統一、規范。
3、將確定要歸檔的電子文件在網路環境下進行一次備份操作，然後將其存放在磁、光介質上，對備份系統歸檔一般在區域網或其他網路環境下採用。
4、採用「雙套制」歸檔，即同時保存電子文件及其紙質形式，一般適用於永傑和長期保存的電子文件的歸檔，這種方法應在兩種載體中同時保存規范的機讀目錄，並在兩者間建立便於檢索的聯系。

『柒』 求公司電子檔案管理制度，如何存檔，以何種形式存檔

電子檔案管理制度
為了加強學校電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和 有效開發利用，更好地為學校發展服務，根據《中華人民共和國檔案法》和《上 海市國家行政機關電子文件歸管理暫行規定》等有關文件規定，結合本校實際， 特作如下規定： 一、建立與健全電子文件的管理體制和工作職責 1． 電子文件是學校開設的一種獨立的檔案門類和載體， 它和其他檔案一樣， 應加強領導。電子文件從形式到歸檔的管理過程中，由各辦公室和檔案部門負 責。 2．電子文件應按制度嚴格要求，妥善管理，確保其不散失、不損毀、不失 真，從而保證電子文件的完整、真實和有效利用。 3．電子文件實行集中統一管理。校檔案室要配備與業務部門兼容的計算機 系統，使歸檔的電子文件能有效機讀。檔案人員應忠於職守，熟練地掌握計算 機系統的使用技能，組織編制歸檔電子文件的各種檢索工具，積極主動提供服 務，充分發揮歸檔電子文件的作用。 二、電子文件的歸檔方式 1． 電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔， 根據本校工作實際， 現強調物理歸檔。 2．各部門根據歸檔要求，在應歸檔電子文件產生時打上相應的標記；把經 辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；辦理完畢的電子文件應在規定期限 內進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類（信息類和環境類）組 盤。填寫必要著錄項目，編制機讀記錄和要存放載體的編號。 3． 歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具， 其基本著錄項目為： 序號、 題名、
責任者、文號、每份文件機讀時間及位置、密級、保管期限、硬體和軟體環境 等著錄內容，歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規則基本要求。 三、電子文件的移交與保管 1．電子文件在每年六月份前將上年度的應歸檔的電子文件向檔案部門歸 檔，移交時做到數據完整、內容准確、利用安全、編目規范、帳目一致、手續 清楚、移交清單一式二份，交接雙方簽字後各執一份。 2．校檔案室負責電子文件歸檔前的監督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和 接收後的統一編目、保管、開發利用。做到外觀完好、整潔無損、記錄的位元組 數、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的准確 率。 3．入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發現問題及進補救。 4．隨著計算機技術和設備的更新、發展，對庫存電子檔案進行同步更新復 制、復制或補救新版本，舊版或有問題的載體仍需保存三年。 5．保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備，溫 度控制在 14℃—24℃，相對濕度控制在 45℃—60℃。 四、電子文件的提供和利用 1．封存的電子檔案不外借，利用時使用復製件，聯網利用要有安全保密防 范措施和可靠的監管保障。 2．銷毀電子檔案，需經本單位校檔案鑒定小組、分管領導批准，編制銷毀 清冊，監銷人、銷毀人簽名蓋章。

『捌』 什麼是電子文件的邏輯歸檔和物理歸檔

邏輯歸檔（Logical Filing）是指在計算機網路上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理許可權向檔案部門移交的過程。
物理歸檔（Physical Filing）是指把電子文件集中下載到可離線保存的載體上，向檔案部門移交的過程。
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『玖』 保險公司檔案管理辦法

保險公司的業務檔案既是保險公司經營活動的記錄和反映，也是保險公司經營活動的史料和證據，不僅可以為保險公司的經營決策提供參考，也可以為查證保險公司的業務活動是否合法合規提供證明。保險公司的業務檔案對於國家研究、制定宏觀經濟政策，也有一定的參考價值。有鑒於此，保險法對保險公司業務檔案的保管作了專門規定。按照保險法的規定：1．保險公司的業務檔案應當包括記錄保險公司經營活動的完整的會計賬簿、原始憑證及有關資料；2．記錄保險公司經營活動的賬簿、原始憑證及有關資料應當依法妥善保管，不得損毀或散失；3．上述業務檔案的保管期限，自保險合同終止之日起計算，不得少於10年。

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『拾』 紙質檔案編號和電子檔案編號的區別

摘要 紙質檔案和電子檔案的區別：